Telefone tocando, agenda cheia e dinheiro entrando.

Esse é o cenário ideal e desejado pelos psicólogos!

Para iniciar na clínica, a paixão e o conhecimento são os combustíveis básicos, sem eles você não consegue ir muito longo. Mas esses elementos são fáceis para nós que amamos ouvir o outro, pensar em possibilidades e conduzir o cliente para à solução ou melhora da queixa. É desafiante e animador ser psicólogo.

Entretanto, antes que você conduza todo um plano de tratamento, é fundamental estruturar um excelente contrato.

Existem diferentes tipos de contratos e eles servem basicamente para organizar a sua relação com seu cliente, estabelecer normas e regras claras (inclusive sobre dinheiro), e fazer com que ele seja igualmente responsável pelo tratamento. Assim, hoje vou falar sobre os diferentes tipos de contratos que existem e ajudá-lo a organizar as finanças no consultório.

A porta de entrada

1º erro: Não passar informações relevantes no primeiro contato

Quando o cliente entra em contato (por telefone, WhastApp ou e-mail) é muito importante passarmos algumas informações prévias para que seja garantido um bom funcionamento do seu consultório. Lembre-se sempre que o consultório é seu, assim é você que deve passar as informações sobre como ele funciona. Claro que se você tiver uma secretaria ela deve ser instruída a passar essas informações.

Informações relevantes:

Como será a primeira sessão – esclarecer brevemente como será realizada a primeira sessão, mesmo que seja um cliente que já fez terapia. Isso ajuda o cliente a ter clareza de como será esse novo ambiente. Por exemplo, eu digo que na primeira sessão vou ouvir as queixas da cliente, que vamos estabelecer a meta terapêutica e que ao final da sessão vamos firmar os contratos.

Isso organiza o cliente, diminui fantasias e o coloca participante do processo terapêutico.

Contratos financeiros – aqui você deve falar qual o valor da sua sessão e como funciona o pagamento. Caso você não cobre a primeira sessão, isso também deve ser falado. Mesmo que o cliente não pergunte, você deve passar essa informação. É importante clarificar que os contratos serão retomados ao final da primeira sessão. O intuito de retomar esse assunto é firmar que o cliente entendeu como funciona e estabelecer as formas de pagamento e datas.

2º erro – Esperar a cliente levantar para falar sobre o valor da sessão

Quando o psicólogo espera o último segundo para falar de um assunto tão relevante, as chances da comunicação ter ruídos, e não se estabelecer bem o contrato são enormes, pois ambos estão no movimento da despedida. Isso pode comprometer todo o trabalho realizado até o momento e espantar o cliente.

O ideal é que você reserve de 10 – 15 minutos da sessão para fazer os contratos, que devem incluir também o contrato financeiro (que pode ser feito verbalmente ou por escrito, conforme achar mais conveniente), mesmo que você já tenha dito sobre isso ao telefone. O importante é verificar se você foi claro e se o cliente compreendeu as informações passadas.

Informações relevantes:

Assiduidade – refere-se à frequência do cliente a terapia. Fale com ele sobre a importância de sua assiduidade para que seja feito um tratamento adequado e com continuidade, afinal, apenas assim você pode garantir a qualidade do trabalho oferecido.

Tempo e dia – pontue claramente o tempo de cada sessão e defina as datas e horários que serão realizadas.

Faltas e desmarcações – aqui é oportuno que você fale das faltas e das desmarcações. As decisões sobre essa parte são do psicólogo. Na minha clínica eu cobro as faltas, ou seja, quando a pessoa não vai na sessão e não avisa, a sessão é cobrada como uma sessão normal. Lembrando que a sessão é do cliente, sendo assim você deve ficar os 50 minutos a disposição dele e só após o final da sessão que você pode ir embora.

As desmarcações acontecem quando o cliente avisa que não vai na sessão, com antecedência de 24 horas, não é cobrada, apenas desmarcada. Essa sessão pode ser reposta diante da sua disponibilidade e do cliente.

Pagamento – chegou o momento mais importante para o estabelecimento saudável da relação terapêutica: falar de dinheiro. Você precisa dizer o quanto será a sessão, as formas de pagamento e quando ele deve pagar. Você deve ser claro e objetivo. Estabeleça o valor e diga quanto é cada sessão.

Se você oferece desconto, fale das regras referentes. Evite ficar pechinchando com seu cliente, isso é deselegante e desvaloriza sua profissão. O segredo aqui é ser claro, objetivo e dar no máximo duas alternativas de pagamento ou desconto.

Organização é tudo

À primeira vista pode parecer muita coisa, mas acredite, com a prática isso tudo passa a ser bem natural. Organizar e estabelecer um contrato claro e direto com o seu cliente é o primeiro passo para que a relação terapêutica aconteça da melhor forma possível.

No seu consultório as regras são suas!

Estabeleça-as e coloque-as claramente para seu cliente, afinal de contas ele tem o direito de saber qual tipo de serviço está comprando e como pode pagar por esse serviço.

Escrevas os contratos, treine e depois diga para os seus clientes. Ah! E para aqueles que você não estabeleceu um contrato ainda, sugiro que faça, mesmo que ele já esteja em terapia a algum tempo. Diga que está estabelecendo contrato com todos os seus clientes e aproveite o momento para verificar se existe alguma dúvida sobre o tema.

Se você é assinante da Academia do Psicólogo pode acessar e customizar esse modelo de contrato que disponibilizamos. Ele foi criado para ser usado justamente na prática clínica dos psicólogos.

É conversando que a gente se entende e é organizando as finanças da clínica que vamos perceber os resultados.

Agora eu gostaria de ouvir você, seu feedback. Esse artigo te ajudou? Como? Em que mais posso te ajudar? Escreva nos comentários.